『表計算ソフト』と聞くとMicrosoft Excelを思い浮かべる方は多いのではないかと思います。
私自身、表計算ソフトは15年以上Excelを使ってきましたが、
起業してからGoogleスプレッドシートを取り扱うことが格段に増えました。
さらに、こういったご質問をクライアントさんからいただくこともあります。
スプレッドシートとExcelってどこが違うの？
どっちを使えばいい？
結論から言ってしまうと、利用ソフトをどちらかに限定する必要はありません。
シーンによって使い分ければいいんです。
本記事ではGoogleスプレッドシートを利用するメリット/デメリット、
Excelとの違いや使い分ける基準について説明します。
Googleスプレッドシートとは？
Google スプレッドシートは、オンラインで利用できる表計算ソフト（アプリケーション）です。
基本的な使い方や機能はMicrosoft Excelに酷似していますが下記のような違いがあります。
| Googleスプレッドシート | Microsoft Excel | |
|---|---|---|
| 無料利用 | ||
| オフライン利用 | ||
| 自動保存 | ||
| 共同編集 | ||
| 常に最新バージョン | ||
| データの復元 | ||
| 装飾 |
Googleスプレッドシートを利用するメリット
Googleスプレッドシートのメリットは以下の通りです。
- 無料で利用できる
インターネット環境があれば誰でも無料で利用することができます。
パソコンから利用する場合はアプリケーションのインストール作業が不要です。
Excelは有料で、利用するためにはMicrosoftにライセンスの料金を払い
利用端末にインストールをする必要があります。
- 自動保存される
Googleドライブに自動保存されるので保存忘れの心配がありません。
途中でインターネットの接続が切れたり、端末の電源が切れたりしても、直前までのデータが残っているので安心です。
- 様々な端末で閲覧可能
Googleスプレッドシートは、スマートフォンやタブレットなどでも閲覧できます。
- リアルタイムで共同編集が可能
共有設定が簡単で、何人かでリアルタイムに編集することが可能です。
他の人と同時に編集作業をすることができます。変更がリアルタイムで反映されます。
また、共有設定を「閲覧のみ」にして共有すれば、相手に内容を変更されることなく閲覧していただくこともできます。
複数人での同時編集は最大50名まで、閲覧のみであれば同時に最大200名まで共有可能です。
Excelの場合、他の人とファイルを共有する場合は
メールで送る、ネットワークドライブに置く、クラウドサービスを利用する
などの準備作業が必要になりますし、
ひとつのファイルを複数人で編集する場合に、データの更新ミスが起こることがあるので注意が必要です。
- 常に最新バージョンを利用できる
すべての方が最新バージョンを利用できるのは意外と大きなメリットです。
Excelの場合は、同じExcelでも利用しているバージョンが異なると
表示が違ったり、機能が異なったりします。
そのせいで意思疎通がうまくいかない場合があります。
- データの復元が簡単
データを間違えて消してしまったり、以前の状態に戻したくなった時、
簡単にデータを復元することができます。
Googleスプレッドシートを利用するデメリット
次にGoogleスプレッドシートのデメリットについてです。
- オフラインでは使えない
インターネット上に置かれているアプリなので、ネット環境を整えておく必要があります。
外出先での使用が想定される場合はインターネット環境を準備しなければならないので注意が必要です。
- 通信環境により動作速度が左右される
インターネットを使用しているので、サーバーの状況によって動作速度が遅くなったり、不安定になったりすることがあります。
通信障害が発生して更新作業ができなくなる場合もあります。
- データ量や計算式が多くなると速度が遅くなります。
- Googleスプレッドシートでは最低限の装飾しかできません。
Excelでは、豊富なフォントや装飾が用意されています。
GoogleスプレッドシートとExcel、結局どっちが良い？
結局、GoogleスプレッドシートとExcelどっちがいいの？と聞かれたら
「適宜、使い分けましょう」になります。
どちらにもメリット/デメリットがあるからです。
使い分ける場面や基準は下記のような感じです。
- 複数人で共有して作業する：Googleスプレッドシート
- 個人用・大きなデータを扱う：Excel
複数人でファイルの作業をする必要がある場合はGoogleスプレッドシートに軍配が上がります。
簡単に共有できますし、自動保存機能などもあって安心です。
大きめのデータを扱う場合はExcelの方が反応が早いので、
少ないストレスで作業を進めることができるでしょう。
まとめ
Googleスプレッドシートは共有しやすいので、
私自身もExcelとGoogleスプレッドシートを状況によって使い分けています。
用途に応じて使い分けるのがベターですね。